Versie 0.2.2 (versiebeheer)
Hier vind je de handleiding van dit CMS. Voor de meest voorkomende handelingen staat hieronder uitgelegd hoe je ze het best kunt doen.
Als er nieuwe functionaliteiten toegevoegd worden aan de website, dan probeer ik de handleiding zo snel mogelijk bij te werken.
De handleiding was eerst een papieren handleiding en is onlangs pas in het CMS gezet. Daarom zullen een aantal zaken op deze pagina misschien nog niet optimaal functioneren.
Mocht je iets raars tegenkomen, vragen hebben of zaken missen, laat het me dan vooral weten.
Ted van Geest
webmaster@delfiabatavorum.nl
Inhoudsopgave
- Het Content Management Systeem (CMS)
- Inloggen
- Een nieuw bericht invoeren
- Een activiteit invoeren
- Redactie en goedkeuring
- De Customizer
- Formulieren
- Mailings en nieuwsbrieven
- Cheatsheet
- Toetsenbordcombinaties
- Woordenlijst
Het Content Management Systeem (CMS)
In het Content Management Systeem (CMS) kunnen we de inhoud van de website onderhouden. Ook kunnen daar het uiterlijk en de opzet van de website veranderd worden en ander onderhoud gepleegd worden.
Door middel van uitbreidingen, zogenaamde plugins, kan functionaliteit aan de website worden toegevoegd, zoals formulieren, een nieuwsbriefmodule of een statistiekenoverzicht.
Wat je wel en niet kunt in het CMS is afhankelijk van je rol.
Rollen
Je hebt een account gekregen met een bepaalde rol. Er zijn vijf verschillende rollen. Hieronder leg ik beknopt uit wat de rollen kunnen:
Abonnee
Iemand met de rol Abonnee kan de website bekijken, zoals alle andere bezoekers, maar kan ook content zie die we als privé hebben gemarkeerd. Op deze manier kunnen we voor onze leden exclusieve content aanbieden die andere bezoekers niet kunnen bekijken.
Auteur
Iemand met de rol Auteur kan teksten schrijven en voorzien van plaatjes. Een Auteur kan ook plaatjes in de mediatheek plaatsen. Een Auteur kan de tekst alleen als concept opslaan en aanbieden aan de redacteur.
Redacteur
Iemand met de rol Redacteur kan zelf teksten schrijven en plaatjes plaatsen, maar ook teksten van anderen bewerken en deze publiceren. Pas als een tekst gepubliceerd is, verschijnt deze op de website.
Administrator
Iemand met de rol Administrator kan alles op de website aanpassen. Naast het schrijven en aanpassen van de teksten kan deze ook het uiterlijk van de site aanpassen, nieuwsbrieven versturen, gebruikers aanmaken en nog veel meer.
Inloggen
Je kunt inloggen in het CMS door naar de volgende url te gaan:
https://delfiabatavorum.nl/wp-login.php
Je kunt inloggen met je gebruikersnaam of je e-mailadres waarmee je in het systeem geregistreerd staat en het wachtwoord dat je zelf hebt gekozen. Als je ‘Onthoud mij’ aanvinkt, dan blijven je gegevens bewaard, zodat je ze de volgende keer niet hoeft in te vullen.
Gebruik de ‘Onthoud mij’-optie alleen op je eigen computer!
Mocht je op andermans of een openbare computer werken, zorg dan dat deze optie nooit is aangevinkt. Je gegevens blijven op die manier op de computer achter en zouden achterhaald kunnen worden.
Mocht je je wachtwoord zijn vergeten, dan kun je de wachtwoord vergeten? Optie gebruiken. Je krijgt dan een e-mail met een link waar je je wachtwoord opnieuw kunt instellen.
Ook kun je de taal van het CMS nog instellen. Weet dat het CMS nog niet op alle plekken is vertaalt en dus nog Engelse termen kan bevatten.
Na het inloggen kom je op het dashboard terecht:
Hier staat wat algemene informatie over de laatste activiteiten van alle redacteuren. Links staat het menu met verschillende items, waarvan hieronder uitgelegd wordt wat ze doen.
Een nieuw bericht invoeren
Een tekst op de website heet in Classicpress een “Bericht”. Door links in het menu op Berichten te klikken, kom je in een overzicht van alle berichten op de website. Hier kun je een bestaand bericht aanpassen of een nieuw bericht invoeren.
Je kunt als schrijver of auteur alleen je eigen berichten bewerken. Een redacteur mag ook berichten van anderen bewerken en deze plaatsen.
Het scherm waar je het bericht in opmaakt ziet er als volgt uit:
Je plaatst een bericht als volgt:
- klik in het menu links op ‘Berichten’
- klik bovenaan op de knop ‘Nieuw bericht’
- vul een passende titel in bij ‘Add title’
- maak het bericht op in de editor
- voeg een ‘Uitgelichte afbeelding’ toe
- selecteer een categorie
- voeg eventueel een samenvatting toe
- klik op ‘Inzenden voor beoordeling’
Uitgelichte afbeelding
Zonder plaatjes ziet onze website er wat saai uit. Een uitgelichte afbeelding toevoegen aan je bericht kan hier iets aan doen. De afbeelding verschijnt als klein plaatje op de voorpagina of de categoriepagina’s en verschijnt groot bovenaan je bericht. Zorg dus dat dat je altijd een uitgelichte afbeelding instelt en dat dit een voor het bericht relevant plaatje is.
Klik op “Uitgelichte afbeelding kiezen” en volg verder de instructies bij het hoofdstuk “Een afbeelding toevoegen”.
Een categorie selecteren
Een categorie deelt berichten in onder een bepaald onderwerp. Die onderwerpen worden vaak op de website gebruikt om de structuur van de website op te zetten. Het menu bijvoorbeeld linkt vaak naar de categoriepagina’s.
Het selecteren van een categorie zorgt ervoor dat het bericht op de juiste plek van de website geplaatst wordt.
Selecteer je bij een bericht bijvoorbeeld de categorie Nieuws, dan zal het bericht op de voorpagina terecht komen. Als je Activiteiten selecteert, dan komt de activiteit ook op de voorpagina, maar ook tevoorschijn als je in het menu op activiteiten klikt.
Categorieën kunnen hiërarchisch opgezet worden. Zo kun je een aankondiging van een wandeling onder Wandeling zetten. Het bericht zal dan verschijnen als men onder Activiteiten en sub-item Wandeling selecteert.
Een bericht kan meerdere categorieën bevatten. Een activiteit kun je zo ook op de Nieuws-pagina zetten, door zowel Activiteit als Nieuws aan te vinken.
Een bericht opmaken in de editor
Het belangrijkste wat je moet onthouden bij het invoeren van een tekst in de editor is dat de tekst niet één op één zo op de website verschijnt. Een tekst die je in de editor netjes naast het plaatje laat lopen bijvoorbeeld kan er op de website te smal uitzien, of toch voor het grootste gedeelte onder het plaatje terechtkomen.
Dat komt, omdat het thema van de website bepaald hoe het bericht eruit komt te zien. Stop dus vooral veel moeite in het opzetten van een goede structuur van het bericht. Het thema van de website zorgt dan voor een mooie opmaak.
Een goede structuur zorgt er ook voor dat je bericht goed leesbaar is voor mensen die afhankelijk zijn van hulpsoftware om websites te bekijken en zorgt er ook voor dat zoekmachines de inhoud van de webpagina goed kunnen indexeren.
Een paar tips voor een goede structuur:
Begin nooit met een koptekst!
De titel van het bericht is de eerste kop op de pagina en een kop wordt altijd gevolgd door een stuk tekst. Zorg dus voor een goede introductietekst voordat je een volgende kop gebruikt.
Gebruik nooit Koptekst 1 in de tekst
De titel van het bericht is al Koptekst 1. Werkt je met kopjes in je bericht, dan is het eerste kopje altijd Koptekst 2. Het selecteren van Koptekst 1 in een bericht is overigens uitgeschakeld.
Gebruik een juiste koppenstructuur
De koppenstructuur geeft veel informatie de opzet van een bericht. Het hele bericht valt natuurlijk onder Koptekst 1, want dat is je titel van een bericht. Als je een volgend belangrijk stuk onder de aandacht wil brengen met een titel, dan gebruik je Koptekst 2. Een volgend stukje dat je een titel wil geven, maar dat losstaat van de tekst van het stuk ervoor geef je ook een Koptekst 2. Zo geef je in de structuur aan dat het nieuwe stuk weliswaar onder de tekst van Koptekst 1 val, maar geen onderdeel uitmaakt van het eerste stuk onder Koptekst 2.
Wil je een stuk tekst onder de aandacht brengen met een titel dat direct een verband heeft met de tekst onder Koptekst 2, dan moet je Koptekst 3 gebruiken., Wil je daaronder een titel gebruiken dat nog steeds verband houd met de tekst onder Koptekst 2, maar los staat van de tekst onder Koptekst 3 van daarvoor, dan gebruik je weer een Koptekst 3, enzovoort.
Een goed voorbeeld van een juist gebruik van de koppenstructuur vind je in de inhoudsopgave van dit document. Ik begin in dit stuk met een Inleiding, de website en vervolgens met het uitleggen van het CMS. Die eerste drie dingen zijn losstaand van elkaar, er zit geen verband tussen die stukken. Die hebben dan ook alle drie een Koptekst 1 gekregen. Onder CMS ga ik verschillende zaken van het CMS uitleggen, zoals Rollen, inloggen en een nieuw bericht invoeren. Die drie hebben met elkaar niets te maken, maar wel alles met het CMS. Vandaar dat die titels een Koptekst 2 hebben, zodat je aan de structuur kunt zien dat het onder CMS valt.
Onder ‘Een nieuw bericht invoeren’ leg ik verschillende aspecten uit die daaronder vallen. Die kopjes hebben dus een Koptekst 3, zodat je aan de structuur kunt zien dat ze onder de voorgaande Koptekst 2 vallen, in dit geval dus ‘Een nieuw bericht invoeren’.
En onder ‘Een bericht opmaken in de editor’, dat dus koptekst 3 heeft, heb ik de tips voor de koppenstructuur ook weer een titeltje gegeven en die krijgen dus een Koptekst 4.
Vervolgens gaat de tekst door met het toevoegen van een categorie. Dat heeft niets meer te maken met het opmaken van een bericht en valt dus niet meer onder ‘Een bericht opmaken in de editor’. Door ‘Categorie toevoegen’ ook een Koptekst 3 te geven, geef je dus in de structuur aan dat er iets nieuws begint dat onder ‘Een nieuw bericht invoeren’ valt.
Een samenvatting toevoegen
Op de website wordt op diverse plekken een verkorte weergave van berichten getoond, waarbij de bezoeker kan doorklikken naar het hele bericht. Om de bezoeker een indruk te geven waar het bericht over gaat worden de eerste zoveel woorden van een bericht getoond. Begint je bericht nu niet zo spetterend en kun je het begin ook moeilijk aanpassen, dan kun je ook een aparte samenvatting van het bericht maken. Het invoerveld hiervoor staat onder het tekstveld waar je je bericht invoert.
Je kunt dan los van het bericht vertellen waar het stuk over gaat. Probeer de samenvatting rond de 75 woorden te houden. Deze samenvatting zal dan in de verkorte weergave verschijnen, maar ook in de mailing als het bericht daarin mee moet.
Een afbeelding toevoegen
Je kunt een afbeelding toevoegen door in het bericht op de plek te klikken waar je de afbeelding wil hebben en dan vervolgens op de knop “Media toevoegen” te klikken. De Mediabibliotheek opent waarna je óf een bestaande afbeelding kunt selecteren of een nieuwe afbeelding kunt uploaden.
In de mediatheek kun je ook documenten, video- en audiobestanden uploaden en aan berichten toevoegen. Voorlopig leg ik alleen het toevoegen van een afbeelding uit.
- Klik op de plek in het bericht waar je de afbeelding toe wil voegen
- tip: zet voor een goede uitlijning van het plaatje op de website de cursor aan het begin van een paragraaf, voor het eerste teken
- klik op de knop ‘Media toevoegen’
- selecteer een afbeelding of voeg een afbeelding toe onder het tablad ‘Upload files’
- vul de Bijlagedetails in, als dit nog niet is gedaan
- vul in ieder geval een goede Alt-tekst in
- vul de Weergave instellingen in
- klik op “Invoegen in bericht”
Bijlagedetails
Als je een plaatje selecteert of een nieuwe afbeelding toevoegt, dan kun je rechts op het scherm onder Bijlagedetails informatie over de afbeelding invoeren. Als dit al een keer is gebeurd, dan zijn deze velden al ingevuld.
Zorg er voor dat de informatie die hier ingevuld wordt daadwerkelijk over de afbeelding gaat en zo min mogelijk betrekking heeft op de tekst eromheen. Als de foto ook op een andere plek op de site gebruikt wordt, dan zullen dezelfde bijlagedetails bij de foto verschijnen.
Zorg er in ieder geval voor dat je altijd een Alt-tekst toevoegt. Hoe je een goede Alt-tekst toevoegt en waarom lees je bij “Meer over de alt-tekst”.
Je kunt een titel toevoegen als je wil dat er een tekst verschijnt als je je muisaanwijzer boven de foto plaatst. Vaak is hier niet een goede reden voor, dus je kunt hem het beste leeghalen.
Het onderschrift wordt onder de foto geplaatst. Hier kan tekst om de foto te verduidelijken en verschilt daardoor van de alt-tekst. Dit is ook de plek om de maker van de foto te vermelden of eventuele restricties die op de foto zitten.
De overige velden laten we voor nu nog even leeg.
Weergave instellingen
Meer naar onderen komen we het kopje “Weergave-instellingen bijlagen” tegen. Hier kun je bepalen hoe de afbeelding in het bericht terecht komt. Je kunt bij uitlijning Links, Centrum, Rechts of Geen selecteren.
Vervolgens kun je selecteren of het plaatje ergens naartoe moet linken als je erop klikt. In de meeste gevallen selecteer je hier Geen, omdat het plaatje slechts te illustratie dient.
Als laatste kun je de grootte van het plaatje selecteren. Hier is het van belang dat je alleen de voorgedefinieerde groottes kiest. Wil je het plaatje links of rechts uitlijnen, kies dan de afmeting Gemiddeld. De tekst heeft op de website dan nog voldoende ruimte om naast het plaatje door te lopen.
Lijn je het plaatje in het midden uit (Centrum), dan zal de tekst boven het plaatje stoppen en onder de afbeelding doorlopen. Hier kun je dan voor de afmeting Groot kiezen, maar Gemiddeld kan ook.
De afmeting ‘Volledige grootte’ neemt zoveel mogelijk ruimte in de breedte in beslag en past de hoogte in verhouding aan.
Door rechtsonder op de knop ‘Invoegen in bericht’ te klikken verschijnt het plaatje in de tekst.
Meer over de alt-tekst
Alt-tekst staat voor ‘alternatieve tekst’. Het is bedoeld om een afbeelding te omschrijven, zodat mensen die het plaatje niet kunnen zien toch een idee hebben wat er op het plaatje staat. Denk dan niet alleen aan slechtziende of blinde mensen die de website met hulpsoftware “bekijken”, maar ook aan zoekmachines die een website indexeren (die doen dat op basis van tekst, plaatjes kunnen ze niet zien), mensen die bewust een text-browser gebruiken of als door een storing de plaatjes op een website niet geladen kunnen worden. In al die gevallen is het goed als er een alt-tekst is ingevoerd.
Maak de tekst dan ook zo beschrijvend mogelijk. Bij een foto van een persoon is hier de naam vermelden al een goed begin, maar zonder de afbeelding te zien weet je nog steeds niet hoe die persoon eruit ziet. Probeer dat te omschrijven.
Hou het echter wel relevant. Bij een portretfoto van iemand die toevallig voor een boekenkast genomen is hoef je niet te omschrijven “…staand voor een boekenkast”, maar als het artikel over de persoon en zijn liefde voor boeken gaat is het juist weer een interessant detail.
Plaatjes naast elkaar zetten: een gallery toevoegen
Wil je meer plaatjes naast elkaar toevoegen, omdat je een fotoverslag van een activiteit wil plaatsen bijvoorbeeld, dan kun je een gallery toevoegen. Het voordeel van een gallery ten opzichte van het naast elkaar zetten van losse plaatjes is dat de gallery netter wordt uitgelijnd en de tekst netjes boven en onder de plaatjes blijft doorlopen, hoe breed het scherm van de bezoeker ook is.
Een gallery toevoegen gaat als volgt:
- Klik op de plek in het bericht waar je de afbeelding toe wil voegen
- tip: zet voor een goede uitlijning van het plaatje op de website de cursor aan het begin van een paragraaf, voor het eerste teken
- klik op de knop ‘Media toevoegen’
- klik in het linkermenu op ‘Create gallery’
- selecteer de afbeeldingen die je in de gallery wil hebben of voeg de afbeeldingen toe onder het tablad ‘Upload files’
- vul de Bijlagedetails in, als dit nog niet is gedaan (dit kan later ook nog in het ‘Edit Gallery’ scherm)
- vul in ieder geval een goede Alt-tekst in
- Klik op ‘Een nieuwe galerij aanmaken’
- je komt nu in het ‘Edit gallery’-scherm
- stel onder Gallerij-instellingen het volgende in:
- selecteer bij ‘Link naar’ de optie ‘Geen’
- selecteer het aantal kolommen. Dit komt neer op het aantal plaatjes dat per rij naast elkaar staat. 3 of 4 is een goede waarde
- selecteer bij ‘Afmeting’ de optie ‘Gemiddeld’
- je kunt door op een foto in de gallery te klikken nog eventueel de Bijlagedetails aanpassen
- klik rechtsonder op de knop ‘Gallerij invoegen’
De gallery verschijnt nu in het bericht.
Een activiteit invoeren
Het invoeren van een activiteit gaat hetzelfde als een bericht. Bij activiteiten kan echter extra informatie worden toegevoegd, zoals wanneer de activiteit is en waar.
Je voert een activiteit in door in het menu links op “Activiteit” te klikken. Het venster dat volgt is vrijwel hetzelfde als bij berichten, alleen staan er nu alleen activiteiten in de lijst.
Klik bovenaan op “Nieuwe activiteit” om een activiteit toe te voegen.
Het invoeren van de omschrijving van de activiteit gaat op dezelfde manier als het invoeren van
een bericht. Ook bij activiteiten selecteer je een uitgelichte afbeelding, zoals je bij een bericht zou doen.
Soort activiteit
In plaats van een Categorie kun je nu een Soort activiteit aanklikken. Dit werkt hetzelfde als een categorie en bepaald waar een activiteit op de website verschijnt. Het bepaald echter ook welk aanmeldformulier er gebruikt wordt en waar dat formulier naartoe gestuurd wordt. Selecteer hier dan ook de juiste soort activiteit en selecteer er ook altijd maar één.
Als voorbeeld, als de commissie Achter de Gevels van Delft (AGD) een excursie organiseert, maar het formulier moet naar de mailbox van AGD verstuurt worden, vink dan alleen Achter de Gevels aan, ook al betreft het een excursie. Als beiden worden aangevinkt zal de aanmelding soms ook bij de Excursiecommissie aankomen.
Een locatie toevoegen
Bij een activiteit kun je de locatie toevoegen:
Je kunt hier de naam van de locatie toevoegen (bijvoorbeeld “Nieuwe Kerk”) en het adres.
De datum en de tijd toevoegen
Aan de rechterkant van het scherm kun je de datum en tijd van de activiteit toevoegen:
Naast de datum, start- en verwachtte eindtijd kun je ook de ijd invoeren wanneer de zaal open is en mensen kunnen inlopen. Als de activiteit is geweest verschijnt hier automatisch een melding van op de website.
Aanmeldopties
Als laatste kun je onder Aanmeld-opties bepalen of er een aanmeldformulier getoond moet worden.
Aanmeldingen via dit formulier worden naar de betreffende commissie gestuurd. Dit is afhankelijk van de activiteitsoort die wordt geselecteerd.
Als er voldoende aanmeldingen zijn kun je ‘Activiteit is volgeboekt’ aanvinken. Er verschijnt dat een melding op de website dat de activiteit is volgeboekt en het aanmeldformulier verdwijnt. Er hoeft dus geen tekst in de activiteit zelf geplaatst te worden. Je hoeft het vinkje ‘Aanmeldformulier tonen’ hier niet voor weg te halen, maar het kan wel.
Ook activiteiten worden ter goedkeuring aangeboden worden aan de redactie.
Redactie en goedkeuring
Een gebruiker met de rol ‘Auteur’ mag zijn of haar berichten alleen als concept opslaan of indienen ter review (beoordeling). Een Auteur kan dus niet direct het bericht op de website plaatsen. De redactie van de website controleert regelmatig of er nieuwe berichten in concept staan. Ze kijken het bericht dan na, corrigeren eventuele taal- en stijlfouten en passen indien nodig de tekst nog aan. Vervolgens kan de redacteur het bericht publiceren, waarmee het op de website verschijnt.
Ben je nog niet helemaal klaar met je bericht, sla het dan op als concept. Je kunt dat doen door rechts in het menu onder ‘Publiceren’ op de knop ‘Concept opslaan’ te klikken.
Ben je helemaal klaar met het bericht, klik dan op ‘Inzenden voor beoordeling’. In het berichtenoverzicht staat bij je bericht nu ‘Wachtend op beoordeling’. Een redacteur ziet dat ook in het overzicht en zal het bericht dan beoordelen en publiceren.
Is een tekst eenmaal goedgekeurd, dan kun je aanpassingen die je later doorvoert direct op de website plaatsen. Je krijgt dan de optie “Bijwerken” te zien. Aanpassingen staan dan direct op de website.
De Customizer
Redacteuren kunnen sommige aspecten van pagina aanpassen via de Customizer. Je kunt er bijvoorbeeld bepalen wat er in menu’s verschijnt en widgets plaatsen, die content aan de hompage of een pagina toevoegen.
Je kunt de Customizer openen door in het menu links onder Weergave op Customizer te klikken:
Je komt dan in het Customizer-scherm, waar je de homepage kunt aanpassen:
Het instellen van een uitgelicht bericht
Op de homepage kun je drie berichten “uitlichten”. Onder de header verschijnt de uitgelichte afbeelding en de titel van het bericht en kunnen bezoekers door hierop te klikken direct naar het bericht gaan.
Om een bericht in te stellen klik je eerst op de blauwe bewerkknop van het uitgelichte bericht dat je wil aanpassen. De knop staat linksboven het huidige uitgelichte bericht:
Daarna opent zich in het menu links een optie om een recent bericht of activiteit te selecteren:
Als je het selectiemenu uitklapt, staan in het overzicht de laatste 20 recente berichten en activiteiten:
Zodra je hier een bericht selecteert zie je direct hoe het bericht er op de homepage uit komt te zien:
Op dezelfde manier kun je ook de andere twee uitgelichte berichten aanpassen. Ben je helemaal tevreden? Klik dan op de knop “publiceren” links bovenaan de pagina:
Andere zaken aanpassen
Zoals gezegd kunnen ook andere zaken ingesteld worden op de homepage. Wees hier echter voorzichtig mee! Een verkeerde instelling kan ervoor zorgen dat menu’s niet verschijnen of links niet werken.
Mocht je aan het experimenteren zijn geslagen, maar je wil niet dat de aanpassingen ook daadwerkelijk doorgevoerd worden, klik dan op het kruisje links bovenaan de pagina, naast de publiceren-knop. Hiermee sluit je de Customizer, zonder dat de aanpassingen worden gepubliceerd. Je moet nog wel bevestigen dat alle aanpassingen die je in de Customizer hebt gedaan verloren gaan.
Formulieren
In het CMS kunnen formulieren worden aangemaakt. Reacties op de formulieren kunnen per mail naar een specifiek adres worden gestuurd, maar worden ook in het cms opgeslagen en kunnen door de webmaster op verzoek in een spreadsheet worden aangeleverd.
Heb je een specifiek formulier nodig, bijvoorbeeld om informatie uit te vragen, een onderzoek uit te voeren of mensen te laten stemmen op de nominatie van de Le Comteprijs, neem dan contact op met de webmaster om een formulier te ontwerpen.
Informatie uitvragen en de AVG
Bij het uitvragen en opslaan van gegevens via een formulier moeten we rekening houden met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
We moet in het formulier bijvoorbeeld kort uitleggen wat er met de opgevraagde gegevens gebeurd en indieners van het formulier moeten aanvinken dat ze akkoord gaan met het verstrekken van de gegevens. We verwijzen ook naar onze privacyverklaring, waarin we meer uitleg geven. Daarin staat bijvoorbeeld ook hoe lang we de gegevens bewaren. In veel gevallen is dat voldoende om te voldoen aan de AVG.
Hou bij het opstellen van het formulier rekening met de volgende zaken:
- wanneer het persoonsgegevens betreft, vraag alleen het minimale uit wat je voor je doel nodig hebt, dus bijvoorbeeld geen adres of telefoonnummer als je de rest van je communicatie alleen met e-mail gaat doen
- verspreid de gegevens niet aan derden tenzij je specifiek hebt aangegeven dat je dat gaat doen en de indiener daarmee akkoord gaat
- Als je gegevens met derden deelt, anonimiseer je gegevens dan
Meer informatie over de AVG vind je hier: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/basis-avg
Overige tips
- wees zo inclusief mogelijk. De tijd dat iemand zich alleen als man of vrouw identificeerde ligt inmiddels achter ons. Als het niet perse nodig is, vermijd dat een formuliervelden als “Geslacht m/v” of “aanspreektitel Dhr/Mevr”.
- Bewaar de gegevens die je met de formulieren hebt opgehaald niet langer dan nodig. Als je klaar bent met het verwerken van de gegevens, laat dat dan weten aan de webmaster. Deze kan alle ingezonden formulieren dan verwijderen uit het cms.
Mailings en nieuwsbrieven
Vanuit het CMS kunnen nieuwsbrieven en mailings naar onze leden worden verstuurd. Alle handelingen die hiervoor nodig zijn, van het opmaken van de nieuwsbrief en het beheren van de mailinglijsten to aan het versturen van de nieuwsbrief, gebeurd vanuit het CMS.
Alle instellingen zijn in het menu links te bereiken:
Hieronder wordt uitgelegd hoe het versturen van een mailing in zijn werk gaat.
Mailinglijsten
Nieuwsbrieven worden verstuurt naar personen die in een mailinglijst staan. Per nieuwsbrief kun je bepalen naar welke mailinglijst die wordt verstuurt. Bezoekers kunnen zich in veel gevallen zelf aanmelden voor een mailinglijst en zich zo op nieuwsbrieven abonneren die voor hen interessant zijn.
We hebben momenteel drie mailinglijsten:
- Actieve leden
- Nieuwsbrief
- Activiteiten
De Actieve leden-lijst bevat alle leden van Delfia Batavorum en wordt gebruikt om berichten per mail te versturen die alle leden moeten lezen. Het is voor leden dan ook niet mogelijk om zich voor deze mail uit te schrijven, omdat we van sommige berichten moeten weten dat alle leden ze ontvangen hebben. Deze mailinglijst wordt alleen in dat soort gevallen gebruikt: informatie die bij onze leden terecht MOET komen, omdat we dat vanuit bijvoorbeeld wetgeving verplicht zijn. Deze mailinglijst mag NOOIT gebruikt worden om een slecht lopende activiteit of “gewoon” nieuws te melden.
De Nieuwsbrieflijst wordt gebruikt om periodiek een nieuwsbrief te versturen. Deze brief bevat een voorwoord van het bestuur, nieuws uit de commissies, een samenvatting van nieuwe content op de website, enz. Iedereen, ook niet-leden, kan zich voor deze nieuwsbrief opgeven. Houd daar in de communicatie dan ook rekening mee.
De Activiteitenlijst wordt gebruikt om wekelijks een overzicht van alle activiteiten te mailen. Ook voor deze mailinglijst kan iedereen zich aanmelden. De mail wordt eigenlijk altijd verstuurd als er activiteiten zijn die nieuw zijn aangekondigd of activiteiten die nog niet volgeboekt zijn.
Vanuit de ledenadministratie wordt periodiek een lijst met mutaties in het ledenbestand (nieuwe leden, opzeggingen enzovoorts) naar de webmaster gestuurd. Nieuwe leden worden handmatig aan de mailinglijsten toegevoegd en kunnen zich daarna ten alle tijden afmelden als ze niet geïnteresseerd zijn.
Toevoegen van adressen aan een mailinglijst
Nieuwe leden van Delfia Batavorum worden door ons toegevoegd aan de mailinglijsten, zodat men al het nieuws ontvangt. Om adressen aan een mailinglijst toe te voegen klik je in het menu op Abonnees. Je komt dan in het scherm “Beheer abonnees”. Klik vervolgens op de knop “Nieuwe toevoegen” Je komt dan in het volgende scherm:
Je doet dan het volgende:
- voer bij E-mail adres het adres toe dat toegevoegd moet worden
- Vink bij Mailing List/s de lijsten ‘Actieve leden’, ‘Activiteiten’ en ‘Nieuwsbrief’ toe
- Controleer of de optie ‘Registreer ook als WordPress gebruiker?’ op ‘Nee’ staat
- Klik onderaan de pagina op de knop ‘Bewaar abonnee’
Het opmaken van een activiteitenmailing
Elke vrijdag wordt een mailing verstuurd waarin nieuwe activiteiten worden aangekondigd en de aandacht wordt gevestigd op activiteiten die nog niet vol zijn. Alle bezoekers aan de site kunnen zich apart voor deze mailing opgeven. Is er niets nieuws te melden of te herinneren, dan kan de mailing ook overgeslagen worden.
Je kunt de mailing het beste opmaken door de laatst verstuurde activiteitenmailing te dupliceren en aan te passen. Je dupliceert de mailing als volgt:
- Ga in het linkermenu naar Newsletters -> Verstuurde & concept e-mails.
- Ga met de muisaanwijzer naar de laatst verstuurde activiteitenmailing en klik op ‘Dupliceren’.
De activiteitenmailing is nu gedupliceerd:
Klik bij de kopie van de activiteitenmailing nu op ‘Versturen/Bewerken’. Je kunt nu de nieuwe mailing bewerken zoals je ook een bericht bewerkt. Met zogenaamde Shortcodes kun je activiteiten, berichten en pagina’s in de mailing plaatsen. Als je iets naar beneden scrolt kun je zien hoe de nieuwsbrief eruit komt te zien. Omdat aanpassingen steeds ververst worden kan het even duren voordat het voorbeeld er staat.
De shortcode gebruikt het id van het bericht om een samenvatting van het bericht te tonen, waarop de lezer naar de site kan doorklikken. De id’s kun je op twee manieren achterhalen:
- op de overzichtspagina’s van activiteiten, berichten en pagina’s staat het id in de laatste kolom ID
- ben je op een bericht op de website zelf, ga dan met je muisaanwijzer bovenaan naar de optie “Bewerk activiteit” (of Bericht of pagina, afhankelijk van waar je bent) en kijk naar de link die links onderaan in je browser verschijnt. Het nummer in de link is het id van het bericht.
Voor het opmaken van de activiteitenmail is het het handigst als je in een nieuw tabblad het overzicht van de activiteiten opent. Je hebt dan een mooi overzicht van welke activiteiten nog actueel zijn, welke zijn volgeboekt en welke nieuw zijn. je kunt dan met het opmaken van de nieuwsbrief steeds even naar het tabblad met activiteiten gaan om informatie op te halen.
Het overzicht van activiteiten ziet er als volgt uit:
- Bij 1 kun je aan de datum zien of de activiteit is toegevoegd na het versturen van de vorige mailing. Deze moet dan als nieuwe activiteit mee in de mailing.
- In de kolom Vol kun je zien of een activiteit is volgeboekt. Dat is bij de activiteit ‘Art Nouveau vaar- en wandeltocht…’ het geval (zie 2). Deze activiteit gaat dan ook niet mee in de mailing.
- In de kolom Geweest zie je of een activiteit al geweest is of niet. Dat is bij de activiteit ‘HGOP-lezing…’ het geval (zie 3). Deze activiteit gaat dan ook niet mee in de mailing.
- In de kolom ID staat het nummer wat je nodig hebt voor de Shortcode, zodat het bericht in de mailing verschijnt.
Met deze voorkennis kunnen we nu de mailing gaan opmaken. Ga terug naar het tabblad met de mailing en ga als volgt te werk:
- Haal als eerste het woordje Kopieer uit de titel, zodat de titel van de mailing ‘Activiteiten Delfia Batavorum’ is.
- Nieuwe activiteiten worden direct onder de eerste openingszin opgenomen. Kopieer de shortcodes van alle activiteiten die daar nu staan en plaats ze onder de kop ‘Eerder Aangekondigd’. Deze activiteiten waren in de vorige brief immers nieuw, maar zijn in deze brief al eerder aangekondigd.
- bekijk in het tabblad waar de activiteiten staan hoeveel nieuwe activiteiten (laten we voor dit voorbeeld zeggen 2) er zijn en kopieer in de editor van de nieuwsbrief alvast dezelfde hoeveelheid shorttags.
- pas nu de ID’s in de shorttags aan naar de nieuwe activiteiten:
- kopieer in het tabblad van de activiteiten het ID van de activiteit die je wil plaatsen (ctrl-c)
- keer terug naar het tabblad van de nieuwsbrief
- selecteer de ID in de shortcode en plak het nieuwe ID ervoor in de plaats (ctrl-v)
- herhaal dit voor alle nieuwe activiteiten.
- Verwijder nu onder ‘Eerder aangekondigd’ alle shorttags met ID’s van activiteiten die al zijn volgeboekt of al zijn geweest.
- Vaak sturen we ook oproepen of vacatures mee. Plaats op dezelfde manier de oproepen of vacatures die je mee wil sturen. Is er geen oproep of vacature om mee te sturen, verwijder dan de hele kop en tekst.
- Scroll naar beneden en bekijk in het Live voorbeeld of de mailing er goed uitziet. Zo niet, ga dan terug naar de editor bovenaan en maak daar de nodige aanpassingen.
Klik tussendoor af en toe op de kop ‘Concept opslaan’ in de kolom recht op het scherm onder ‘Verstuur nieuwsbrief’. Zo raak je je werk niet kwijt, mocht er iets gebeuren. Je kunt de mailing zo ook opslaan als je er later verder aan wil werken.
De editor van de nieuwsbrief ziet er nu ongeveer zo uit:
Als de nieuwsbrief er goed uitziet kan deze verzonden worden.
Een nieuwsbrief verzenden
om de nieuwsbrief te verzenden selecteer je eerst aan de rechterkant onder ‘Abonnees’ de mailinglijst met abonnees aan wie je de mailing wil verzenden. In het geval van een Activiteitenmailing selecteer je hier ‘Activiteiten’.
Vervolgens controleer je onder ‘Sjabloon’ of het juiste sjabloon geselecteerd is. We gebruiken voor bijna alle nieuwsbrieven het sjabloon ‘Delfia Batavorum Nieuwsbrief 2’.
Staat alles goed ingesteld? Klik dan onder ‘Verstuur nieuwsbrief’ op de knop ‘Zet nieuwsbrief in wachtrij’.
De nieuwsbrief is nu in de wachtrij gezet om te worden verstuurd.
Een nieuwsbrief publiceren op de website
De kwartaalnieuwsbrief moet ook op de website worden gepubliceerd. Je kunt dat doen door na het opmaken van de nieuwsbrief, voordat je hem verzend helemaal naa beneden te scrollen en onder het kopje “Publiceer als bericht” bij “publiceer als bericht” “Ja” te selecteren.
Je krijgt daaronder dan de mogelijkheid om de categorie te selecteren waarin de nieuwsbrief moet worden gepubliceerd. Kies hier voor “Nieuwsbrieven”. Laat de rest van de instellingen staan zoals ze zijn. Verzend nu de nieuwsbrief zoals hierboven omschreven.
Ga vervolgens op de website naar de nieuwsbrieven (https://delfiabatavorum.nl/categorie/publicaties/nieuwsbrieven/) en je ziet dat de nieuwsbrief bovenaan staat, maar zonder uitgelichte afbeelding. Klik dan ook op de nieuwsbrief en kies in het menu bovenaan op “Bericht bewerken”. Ga naar “uitgelichte afbeelding” en klik op “uitgelichte afbeelding instellen”. Zoek in de mediabibliotheek op “Nieuwsbrief” en selecteer de afbeelding “badge_db_nieuwsbrief” en stel deze als uitgelichte afbeelding in. Klik vervolgens op “Update” om de nieuwsbrief op te slaan.
Nieuwsbrief vergeten te publiceren?
Dat overkomt de beste. Maar geen nood, je kunt de nieuwsbrief alsnog publiceren door hem opnieuw te verzenden.
Klik in het linker menu op “Verstuurde &concept e-mails” en klik bij de nieuwsbrief die je wil publiceren op “Versturen en bewerken”. Selecteer onderaan de pagina weer “Publiceer als bericht” en selecteer weer de categorie “Nieuwsbrief”. Ga nu naar rechts naar het kopje “Mailinglijsten”. Vink daar de reeds geselecteerde mailinglijst uit en vink de mailinglijst “Test Lijst” aan.
Verzend nu de nieuwsbrief zoals je gewend bent. Alleen de webmaster ontvangt de nieuwsbrief nu nogmaals (vind ie niet erg).
Nu staat de nieuwsbrief weer onder https://delfiabatavorum.nl/categorie/publicaties/nieuwsbrieven/ en kun je zoals hierboven omschreven de Uitgelichte afbeelding weer selecteren.
De e-mail wachtrij
Als alle e-mails in één keer verzonden zouden worden door het systeem, dan zouden alle mailservers de berichten als Spam aanduiden en de berichten in het ergste geval niet bezorgen. Om dat te voorkomen worden de e-mails in een wachtrij geplaatst en steeds batchgewijs verstuurt. Als je op ‘Verstuur nieuwsbrief’ heb geklikt, dan zie je de e-mail wachtrij op je scherm verschijnen:
Om te controleren of de mails daadwerkelijk worden verstuurt klik je na verloop van tijd op de ververs-knop. Als alles goed gaat is het aantal mails in de wachtrij nu lager. Na een kwartiertje à half uurtje zou de teller op 0 moeten staan en zijn alle nieuwsbrieven verstuurt.
Het kan echter zijn dat de nieuwsbrief, ook al staat de teller op 0, nog niet bij iedereen is binnengekomen. Onze mailserver heeft namelijk ook een wachtrij, waardoor het tot enkele uren kan duren voordat iedereen de nieuwsbrief binnen heeft. Meldt iemand zich op de dag van versturen dat de nieuwsbrief nog niet binnen is, vraag diegene dan om even tot de volgende dag te wachten. Waarschijnlijk wordt de nieuwsbrief dan alsnog bezorgd.
Aandachtspunten
Bij het aanmaken van berichten op de website waarvan je weet dat ze in een mailing terecht gaan komen is het goed om te bedenken dat de eerste 75 woorden van het bericht als samenvatting gebruikt wordt in de mailing.
Het is altijd een goed idee om je stuk “prikkelend” te beginnen, omdat het mensen uitnodigt om door te lezen. In een mailing is het extra belangrijk, omdat het de enige tekst is die de lezers zien. Ze moeten uit de tekst voldoende kunnen opmaken waar het stuk over gaat, zodat men kan beoordelen of men door wil klikken naar de website of niet.
Samenvatting
Begint je bericht nu niet zo spetterend en je kunt het ook moeilijk aanpassen, dan kun je bij je bericht ook een aparte samenvatting van het bericht maken. Als een samenvatting aanwezig is wordt dit in de mailing toegevoegd, in plaats van de eerste 75 woorden. Bekijk het hoofdstuk “Een samenvatting toevoegen” als je wil weten hoe je dat doet.
Cheatsheet
Hieronder staan beknopt alle handelingen die je moet uitvoeren om content te plaatsen.
Een bericht plaatsen
- klik in het menu links op ‘Berichten’
- klik bovenaan op de knop ‘Nieuw bericht’
- vul een passende titel in bij ‘Add title’
- maak het bericht op in de editor
- voeg een ‘Uitgelichte afbeelding’ toe
- selecteer een categorie
- voeg eventueel een samenvatting toe
- klik op ‘Inzenden voor beoordeling’
Een activiteit plaatsen
- klik in het menu links op ‘Activiteiten’
- klik bovenaan op de knop ‘Nieuwe activiteit’
- vul een passende titel in bij ‘Add title’
- maak het bericht op in de editor
- vul de naam en het adres van de locatie in
- selecteer links de soort activiteit
- vul de datum en de tijd in
- vink ‘Aanmeldformulier tonen’ aan als mensen zich moeten opgeven voor de activiteit
- voeg een ‘Uitgelichte afbeelding’ toe
- voeg eventueel een samenvatting toe
- klik op ‘Inzenden voor beoordeling’
Melden dat een activiteit is volgeboekt
- vink links onder ‘Aanmeld-opties’ de optie ‘Activiteit is volgeboekt’ aan
Een afbeelding toevoegen
- Klik op de plek in het bericht waar je de afbeelding toe wil voegen
- tip: zet voor een goede uitlijning van het plaatje op de website de cursor aan het begin van een paragraaf, voor het eerste teken
- klik op de knop ‘Media toevoegen’
- selecteer een afbeelding of voeg een afbeelding toe onder het tablad ‘Upload files’
- vul de Bijlagedetails in, als dit nog niet is gedaan
- vul in ieder geval een goede Alt-tekst in
- vul de Weergave instellingen in
- klik op “Invoegen in bericht”
Een gallery toevoegen
- Klik op de plek in het bericht waar je de afbeelding toe wil voegen
- tip: zet voor een goede uitlijning van het plaatje op de website de cursor aan het begin van een paragraaf, voor het eerste teken
- klik op de knop ‘Media toevoegen’
- klik in het linkermenu op ‘Create gallery’
- selecteer de afbeeldingen die je in de gallery wil hebben of voeg de afbeeldingen toe onder het tablad ‘Upload files’
- vul de Bijlagedetails in, als dit nog niet is gedaan (dit kan later ook nog in het ‘Edit Gallery’ scherm
- vul in ieder geval een goede Alt-tekst in
- Klik op ‘Een nieuwe galerij aanmaken’
- je komt nu in het ‘Edit gallery’-scherm
- stel onder Gallerij-instellingen het volgende in:
- selecteer bij ‘Link naar’ de optie ‘Geen’
- selecteer het aantal kolommen. Dit komt neer op het aantal plaatjes dat per rij naast elkaar staat. 3 of 4 is een goede waarde
- selecteer bij ‘Afmeting’ de optie ‘Gemiddeld’
- je kunt door op een foto in de gallery te klikken nog eventueel de Bijlagedetails aanpassen
- klik rechtsonder op de knop ‘Gallerij invoegen’
Toetsenbordcombinaties
Als je veel teksten uit verschillende bronnen moet kopiëren en bewerken is het handig om met toetsencombinaties te werken. Veel acties, zoals kopiëren, knippen en plakken kun je met toetsencombinaties uitvoeren. Dat scheelt het openen en doorzoeken van menu’s en maakt dat je sneller kunt werken.
Hieronder staan de meest gebruikte combinaties. Druk de toetsen op volgorde in en houd de toetsen ingedrukt, totdat je de reeks hebt afgemaakt1.
Ctrl-A: Selecteer alle tekst op een pagina of in een tekstvak.
Ctrl-C: Kopieer de geselecteerde tekst.
De tekst blijft in het document staan.
Ctrl-X: Knip de geselecteerde tekst.
In tegenstelling tot Ctrl-C laat dit de tekst verdwijnen.
Ctrl-V: Plak alle gekopieerde of geknipte tekst met opmaak.
Let op: bij HTML kopieert hij ook alle klasses mee. Dit kan zorgen voor onverwachte problemen bij de opmaak van een webpagina.
Shift-Ctrl-V: Plak alle gekopieerde of geknipte tekst zonder opmaak.
hierna kun je de tekst zelf weer opmaken.
Apple Mac gebruikers moeten in plaats van de Ctrl-toets de Command-toets gebruiken.
Dus Cmd-A, Cmd-C, Shift-Cmd-V, etc.
1 als voorbeeld:
Bij Shift-Ctrl-V druk je eerst op de Shift-toets (houd ingedrukt), dan op de Ctrl-toets (houd ingedrukt) en vervolgens op de V-toets (laat alle toetsen los).
Woordenlijst
Content – Artikelen en andere inhoud van de website die door redacteuren op de website geplaatst worden
CMS- Content Management Systeem. De software waarmee de inhoud van de website beheerd kan worden
Widget – Widgets zijn kleine, zelfstandige componenten die je kunt gebruiken om specifieke functies en inhoud toe te voegen aan verschillende delen van je website, zoals de zijbalk of het voettekstgebied. Ze zijn eenvoudig te installeren en te configureren en bieden een snelle en eenvoudige manier om specifieke inhoud en functies toe te voegen zonder de code van je website te hoeven bewerken.
Versiebeheer
Versie 0.1.5:
- laatste papieren versie
Versie 0.2.0:
- de papieren versie gedigitaliseerd
- taal en spellingsfouten gecorrigeerd
- aantal paragrafen aangepast naar de actuele situatie
Versie 0.2.1:
- het hoofdstuk “De Customizer” toegevoegd
- sub-hoofdstuk over het instellen van een uitgelicht bericht toegevoegd
Versie 0.2.2:
- het hoofdstuk “Mailings en nieuwsbrieven” uitgebreid
- sub-hoofdstukken “Mailinglijsten”, “Het opmaken van een activiteitenmailing”, “Een nieuwsbrief verzenden” en “De e-mail wachtrij” toegevoegd.